Okrugli stol: Smije li se poslovni dokument uništiti nakon skeniranja?

Temom se bavio okrugli stol “Zamjena papira digitalnim dokumentima – zakoni i porezni nadzor”, održan 15. svibnja u Zagrebu, u sklopu konferencije “Hoće li nova zakonska regulativa zakonska regulativa napokon omogućiti bespapirno poslovanje?” koju je organiziralo poduzeće Mikrocop.

U raspravi su sudjelovali Vesna Gilja, pomoćnica ravnatelja i Marijan Kelava, viši savjetnik iz Ministarstva financija – Porezne uprave, direktorica Odjela za zakonodavstvo i pravne poslove pri HUP-u Admira Ribičić, profesor i predstojnik katedre za arhivistiku i dokumentalistiku Filozofskog fakulteta u Zagrebu Hrvoje Stančić, te pomoćnih ravnatelja Hrvatskog državnog arhiva Jozo Ivanović. Raspravu je moderirao IT stručnjak Ivica Metlikovec iz Mikrocopa.

Poslodavci ističu da gotovo svi poslovni dokumenti danas ionako nastaju i razmjenjuju se u digitalnom obliku, pa nema potrebe nametati gospodarstvu financijski i logistički zahtjevnu, a neefikasnu obvezu dugogodišnjeg čuvanja papirnate arhive.

Arhivska struka je već reagirala na nove okolnosti u suvremenom poslovanju: u proceduri je donošenje novog Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, koji po prvi puta eksplicitno dozvoljava da se ispravno skenirani izvorni dokument uništi. Kao posebno važan detalj, istaknuto je da digitalizacija dokumenta predstavlja vrlo kvalitetnu zaštitu dokumenta od uništavanja ili nestanka. Primjerice, skeniranje nekih povijesno važnih dokumenata o kojima se danas intenzivno raspravlja u javnosti zapravo otvara mogućnost njihove zaštite od eventualne manipulacije, a ne način da postanu nedostupni.

Porezni nadzor digitalizaciju poslovanja vidi kao poslovanje ukorak s vremenom, ali i značajno pojednostavljenje svog posla: neusporedivo je lakše, brže i cjelovitije pretraživati dokumentaciju kada se to radi “na klik” umjesto u gomilama izvornih dokumenata. U tom smislu, Porezna uprava već je pokrenula proceduru prilagodbe Zakona o računovodstvu kojom će se otkloniti i posljednje zakonske nejasnoće o ovoj temi.

IT industrija specijalizirana za suvremena dokumentacijska rješenja očekuje da će jasno definirani stav o skeniranom dokumentu omogućiti gospodarstvu korištenje raspoloživih inovativnih tehnoloških rješenja kojima se postižu dokazane uštede u radu s dokumentacijom.

Zaključak okruglog stola jest da sve zainteresirane strane ulažu napor kako bi se omogućila punopravna priznatost dokumenta i u slučaju kada je on s papira pretvoren u skenirani, mikrofilmirani ili sličan oblik.