IOE: Smjernice za teleworking u vrijeme COVID-19

U hitnim situacijama ne postoje rješenja koja odgovaraju svima i koja bi odgovarala stvarnosti koja se stalno mijenja. Poslodavci moraju biti spremni prilagoditi se i promijeniti njihova očekivanja.

Neke tvrtke možda već imaju uspostavljenu politiku o teleworkingu, dok su druge tvrtke prisiljene izaći na (za njih) nepoznati teren.

Ključno za provođenje uspješne strategije rada na daljinu je to da poslodavci i radnici dijele odgovornosti i udružuju napore kako bi održali uspješno poslovanje.

Ovaj dokument ima za cilj pružiti praktične smjernice našim članovima o razumijevanju glavnih izazova rada na daljinu tijekom izvanrednih situacija, kao i pružiti ključne mjere za njegovu učinkovitu provedbu. 

Glavni izazovi

1. Zdravlje i mentalna dobrobit: Mjere zaštite zdravlja i zaštite na radu izvan su direktne kontrole poslodavaca kad zaposlenici rade na daljinu. Štoviše, hitne situacije mijenjaju našu uobičajenu rutinu i mogu rezultirati dodatnim stresom, napetošću i nelagodom, nedostatkom vježbanja i spavanja. Učinak ovih stresora još je jači tijekom prisilnog i dugotrajnog rada na daljinu.

2. Ravnoteža između rada i privatnog života: Rad kod kuće zamagljuje granice između posla i privatnog života i može nametnuti izazove. Situacija se zaoštrava kada mjere restrikcije kretanja onemogućavaju ljudima izlazak i kad je društveni život ograničen. Obiteljske odgovornosti i zajednički radni prostori mogli bi mijenjati (dosadašnji) raspored rada.

3. Tehnologija, zaštita podataka i sigurnost: Korištenje tehnologije za rad na daljini može predstavljati veći rizik od cyber napada i kršenja principa povjerljivosti.

4. Vještine: Upotreba komunikacijskih alata zahtijeva tehnološke vještine koje ne moraju imati svi radnici u vrijeme uspostave teleworking politike rada. Tvrtke će vjerojatno morati predvidjeti novi način rada. Ovisno o specifičnom sektoru i kontekstu, nakon završetka izvanredne situacije i nastavka rada bit će potrebne različite vještine.

5. Produktivnost: Potpunim ograničenjem slobode kretanja došlo je do toga da djeca ostaju kod kuće, a često više članova porodice dijeli isti prostor za rad na daljinu. To može rezultirati smanjenjem produktivnosti. Radnici se moraju prilagoditi svom novom radnom okruženju kod kuće gdje ga mogu dijeliti s drugim članovima u domaćinstva, ali i prilagoditi na druge smetnje.

Ključne mjere

1. Promičite zdravlje i sigurnosti na radu: Poslodavci mogu promicati odgovarajuće zdravstvene i sigurnosne mjere i pružiti smjernice za ispunjavanje potreba za promijenjene situacije. Važno je podići svijest o odgovornosti zaposlenika da brinu o vlastitom fizičkom i mentalnom blagostanju kod kuće.

2. Izgradite međusobno povjerenje i dijelite odgovornosti: Ključno je izgraditi međusobno povjerenje i uspostaviti zajedničke odgovornosti s radnicima kroz otvorene i transparentne rasprave o očekivanjima, odlukama i rezultatima.

3. Dajte dodatnu podršku i razumijevanje: i poslodavci i zaposlenici trebaju više nego ikad prije da zadrže pozitivan i uvjerljiv stav, ostanu mirni, podržavajući i empatični u izvanrednim situacijama.

4. Promjena načina razmišljanja o produktivnosti: Produktivnost treba biti vođena i mjerena na temelju postignutih rezultata, a ne na temelju radnog vremena. Korištenje mrežnih alata za suradnju, poput zajedničkih kalendara i javnog statusa (online / offline), može olakšati timski rad i povećati produktivnost. Produktivnost ide ruku pod ruku s dobrobiti, stoga treba promicati redovite pauze i zdrav način života.

5. Budite fleksibilni i reagirajte: Okolnosti se mogu vrlo brzo promijeniti i zahtijevati da radna politika bude fleksibilna i redovito se preispituje kako bi bila prilagođena promjenjivim potrebama hitne situacije. Na primjer, u određenom trenutku od nekih radnika se može zatražiti da se vrate u prostorije tvrtke. Nadalje, kompanije bi trebale predvidjeti prijelazne strategije za primjenu nakon prestanka izvanredne situacije.

6. Komunicirajte redovito: Obavijestite radnike o izvanrednoj situaciji i njenom utjecaju na poslovanje. Razmijenite mišljenja i ideje o strategijama kontinuiteta poslovanja.

7. Promičite kulturu učenja: Obuka o softveru i upotreba alata za rad na daljinu uz pomoć suradničkog učenja mogu biti korisni radnicima za razvijanje potrebnih vještina.

8. Zaštitite cyber sigurnost i privatnost: Važni su sigurni procesi rada na daljinu, posebno ako zaposlenici koriste osobna prijenosna računala ili uređaje za rad na mreži. IT alati trebaju imati ažurnu zaštitu od virusa, zaštićeni VPNS i firewall od cyber prijetnji. Nadalje, radnici trebaju biti svjesni kontinuiteta svojih obveza o povjerljivosti tijekom rada.

9. Osigurajte usklađenost: Procjena primjenjivih zakona i propisa na nacionalnoj razini, kao i svi izuzeci koje je vlada najavila u vanrednim situacijama, mogu dovesti do revizije internih smjernica za rad na daljinu i pojedinačnih i kolektivnih ugovora. Pobrinite se da police osiguranja ostaju važeće i prikladne za rad na daljinu.

10. Sudjelujte u kreiranju politika: obratite se nacionalnim poslodavačkim organizacijama (u RH to je HUP) radi preporuka i koordiniranih akcija. Slijedite preporuke i sudjelujte u dijalogu s kreatorima politika kako bi pronašli dogovorena rješenja za rad na daljinu kao mjere kontinuiteta poslovanja.

Naučene lekcije iz situacije s COVID-19

• Politika rada na daljinu je ključni element učinkovitog plana za slučaj izvanrednih situacija koji osigurava produktivnost, kontinuitet poslovanja i očuvanje radnih mjesta.
• Rad na daljinu podrazumijeva zajedničku odgovornost i predanost i poslodavaca i zaposlenika.
• Politike i aranžmani o radu na daljinu moraju se redovito preispitivati kako bi ostali relevantni i prikladni za svrhu reagiranja na promjenjive potrebe u kontekstu izvanrednih situacija.
• Komunikacija i razumijevanje obiteljske situacije radnika može pomoći u stvaranju djelotvornije i prikladnije politike teleworkinga.

Tvrtke mogu iskoristiti postojeće vještine radnika da kroz suradničko učenje skrate krivulju učenja o radu na daljinu 

Dokument IOE on teleworking